Брза и ефикасна соработка помеѓу државата и нејзините вработени

Така што владата може да биде поефикасна и нејзините договори со граѓаните,нејзините вработени мора да имаат брз и едноставен влез до сите потребни податоци.Само на овој начин услугите ке бидат извршени на брз и ефоаксен начин.За крај ве воведовме во владиното делување поврзано со внатрешниот комуникациски метод- intranet. Intranet комбинира:

• ЕУ документи
• Е-Сесии
• СПИС

ПОдршката за информации помага пдредените позиции и основи во процедурите за адаптација на законодавни барања и други ЕУ документи.

Позицијата е документ кој што ја опишува позицијата на член на државата кој се однесува на ЕУ документ, и неговата содржина треба да вклучи позиции на различни области кои влијаат на ЕУ документот.

Основата е документ предодреден за минисрите/Словенските претставници и го опишува примарната позиција според барањата на ЕУ агендата.Треба да содржи позиции на одредени ЕУ документи на предложената ЕУ агенда како и генералната информација

Кој може има пресност од ЕУ документите?

• Решението е одредено за сите владини корисници:
• ЕУ државните членови учествуваат со ЕУ законодавните процедури,потенцијалните држави во фазана преговори кои веќе имаа започнато со надгледување на ЕУ законодавството.

Што ЕУ документот носи во вашата работна околина?

Решението за ЕУ документите помага за воспоставување на заедничка работна околина базирана на последните информациски технологии за поефикасно надгледување на ЕУ законодавните процедури. Документите произведени се основни матерлијали за преговори со Словенските претставници на ЕУ.ЕУ документите овозможуваат центално надгледување на сите прцедури и осигурување транспарентност во процедурите на прифакање на официјалните документи.

Предности на ЕУ документите

• Брзото и лесно објавување на документацијата кои  пристигнѕваат од ЕУ и Словенските нацрти во подготвителните процеси.одкако сите ЕУ документии се автоматски нацртани од ЕУ системот (базиран на примените пораки во коверт)
• Централниот систем кој што овозможува поврзување на дејствата и интеракцијата на експертското знаење од одредени министерства во подготвителните процеси.Мминистерствата имаат опција за влијание на позицијата на подготвителните процеси со различни стратегии на процедурата.
• Надгледување на отворени процедури – Одредени  учесници во подготвителните процеси мозе да видат колку отворени процедурии имаат и да ја проверат државата за поедини позиции/основи. Различни активности  поради ова се воведени со различни стратегии на процедурите,овозможувајѓи им обележување на системските корисници на државата од одредена позиција/основа.
• Директен влез на словенските претставници во ЕУ им овозможува овие корисници online  пристап до различни позицииа други документи кои се потреби да презентираат во ЕУ.
• Репортите од сесиите а вклучената повратна информација на барањето на документот како и можните дополнувања на официјалната позиција.

Карактеристики на ЕУ документите

Решението е применето во Словенија месец пред влезот во ЕУ на 1-ви Мај 2004.

• Решението беше направно од генералниот секретаријат на владата и направено според нивните барања.
• На обновувањето на решенито влијание имаа промените  поврзани со законодавањата.
• Државите членки на ЕУ примаат околу 150 документи секој ден за ЕУ стандардните фоrмати (околу 1GB секој месец),така потребата на примање итни настани на влезот на документот во системот под ред да обезбеди големи и оптимални перфоманси.

Имплементација на ЕУ документитте

Развивањето на решението вклучува инсталација на модули и средување на основните праава за различни кориснички улоги:

• ЕУ уредникот е одговорен за документскиот процес и објавување,и на отварање и затварање одредени процедури.
• ЕУ канцеларијата е грпа од корисници на министерството одредени за надгледување на системските активности.Тие се известени со електронаска порака за отварање на секоја поединечна процедуре. После пристигнување на ова известување тие ќе почнат со подготовките за бараниот документ. Една група е воспоставена за секоја министерска/владина канцеларија.
• Една ЕУ  менаџерска група исто така е одредена за секоја министерска/владина канцеларија.Оваа група е одговорна за дозволување или отфрлање на сите документи спроведени низ работниот комплет,подготвен од нивнотот министерство.

Сите грпуи може да имаат или да немаат право за влез до сите документи со даденото безбедно ниво.

Добра организација на работата е главна за ефикасна имплементација на системот.Тренирањето на корисниците важно ,со секој од именуваните групи ке има 5-дневен воведувачки курс за основните функции на системот.

Модули на ЕУ документи

Решението за ЕУ документи е пратено од процедурални модули кои ја спреведуваат следнава функционалност:

• Inbox: е модул за поврзување на ЕУ документите,како и сите словенски документи.Овој модул овозможува испраќање на документите до процедурите и нивно одбивање.Модулот се користи само административните работи,одговорен за  објавување на system-wide документот.
• ЕУ колекција на документи:овој модул се користи за објавување на сите случаи и документи со ЕУ процедурите.
• ЕУ колекцијата на документи за министерствата и работилниците:овој модул спороведувапоршка за работата на министрите и работилниците,кои што се пратени од претставниците на министерските и владините канцеларии.

За додавање на главните модули,системот исто така вклучува неколку модули за подршка:табели за барање, параметри и забележување настани.

Минимални технички барања

• Domino server/Lotus Notes client,
• IMiS Arc server/IMiS View client,
• Adobe Acrobat Reader и MS Word Viewer за гледање и принтање на документи.

Извршувањето на решението Еу документи на Louts Notes/Domino платформа овозможува ефикасно користење на примарните функции на оваа околина,посебно функцијата за електронското праќање пораки и можноста за безбедно вклучување на поголем број различни корисници во системот.