Ефикасно ракување со бизнис документацијата – поголема ефикасност во работењето

Концептот на  документациски системи  е составен од следниве елементи:

Дигитализација на документи (Imaging)

Се користи за внесување,зачувување и управување на елетронски слики кои претходно биле скенирани(хартиени документи),односно праќање по телефакс или елетронаска пошта.

Управување со документите

Го зафаќа технолошките решенија кои овозможуваат:

• Пребарување
• Пристап
• Безбедност
• Управување со документи

Системот содржи документи кои настанале на различни начини- скенирање документи во хартиен облик,документи настати со различни апликации,од мали пораки,можат да се внесат и други формати како што се слика,видео и друго.

Управување со записите (COLD - Computer Output to Laser Disk / ERM – Enterprise Report Management)

Содржи технички решенија за:

• Електронско преземање
• Индексирање
• Трајно зачувување  на форматирани компијутерски излезни податоци(принтани страни) во електронски облик.

На овој начин на организациите им е обезбеден изворен документ во елетронски облик,онаков каков што е принтан и предаден во рацете на комитетот.

Управување со текот на работењето (Workflow)

Представва автоматизирање на текот на документот и информацијата во работниот процес.При што можеме подетално да ги одредиме работните постапки кои се однесуваат на членовите и нивните задачи,како и влезните и излезните вредности.
 
Истовремено со авотматизацијата на процесите е овозможено и креирање работни правилаи стратегии со кои се регулира текот на работењето,како и надгледување и обавестување при извршување на работните задачи.

Логичка и физичка архива

Се користи за архивирање на документи и податоци,при што метаподатоците од документите се архивирааат во логичката архива,а додека самите документи се сместени во физичката архива. Физичката архива обезбедува документите да бидат достапни и безбедни.

Сите податоци не можеме да ги зачуваме во eDMS кој е наменет исклучиво за работа со документи. За да се избегне дуплирањето при внес и запишување на податоци eDMS се поврзува со трансакциониот систем при што тоа поврзување зависи од потребата на нарачателот или барањето на деловниот процес.